Tôi đang làm việc cho một công ty trong một khu công nghiệp khá lớn. Công việc theo ca kíp rất vất vả nhưng đời sống thì rất nhiều khó khăn, thiếu thốn cả về vật chất và tinh thần. Sau giờ làm việc mệt mỏi, thường là chúng tôi chỉ biết tắm rửa, nấu ăn qua quít rồi... nằm lăn ra ngủ bù để lấy sức mai đi làm tiếp.
Cuộc sống đơn điệu như vậy thực buồn chán, nên từ khi ở gần đó mở ra mấy cửa hàng dịch vụ Internet thì không khí ở khu nhà của tụi tôi như sôi động hẳn lên. Ban đầu tôi cũng chưa quan tâm, nhưng thấy các bạn cứ rủ nhau đi, rồi về nhà cười nói bàn tán vui vẻ hoài nên cũng thấy tò mò. Và sau vài lần ra “coi cho biết”, tôi đã học được vài thao tác đơn giản để làm quen với “nét”.
Cũng như phần đông các bạn, tôi chỉ biết vào “chat room” để có cơ hội làm quen, chuyện trò với ai đó cho vui. Thực ra tôi cũng hiểu là chẳng thể tin cậy, hy vọng gì nhiều ở cái trò làm quen, tâm sự trên mạng này nhưng ít nhất đó cũng là một trò tiêu khiển thú vị, nó giúp tôi giải tỏa những sự mệt nhọc căng thẳng và làm cho cuộc sống bớt đơn điệu nhàm chán.
Nhưng khi vào mạng chat, tôi thấy có nhiều người tỏ ra rất thiếu ý thức, thậm chí thể hiện cách ăn nói lung tung, cư xử không nghiêm túc. Mỗi lần như vậy tôi lại không vui vì cảm thấy mục đích thư giãn của mình không đạt được. Hơn nữa, tôi cũng không muốn để ai đó “đánh đồng” tất cả những người thích trò chuyện trên mạng như tụi tôi đều là như vậy! Tôi thấy sử dụng email rất hay nhưng vẫn e ngại vì chưa hiểu rõ cách thực hiện bức mail thế nào cho đúng và tốt nhất?
Ngọc Mai (Đồng Nai)
Ngọc Mai thân mến!
Email (thư điện tử) đã trở thành một phương tiện liên lạc hết sức nhanh chóng, tiện lợi. Nhưng nhiều khi, do sự bất cẩn hay thiếu hiểu biết của người gửi mà người nhận phải mất thời gian và rất khó khăn để hiểu được. Hơn nữa, nội dung và cách viết email cũng thể hiện rõ trình độ văn hóa, giao tiếp của bạn. Bởi vậy bạn nên tìm hiểu những điều cần biết để viết ra nó. Tôi có thể giúp bạn một vài kinh nghiệm: Trước hết cần chú ý tới Subject (tiêu đề) với ý chính để người nhận biết email nói về cái gì và giúp họ có thể sắp xếp email theo từng loại. Tránh viết những Subject vô nghĩa hoặc không rõ thông tin. Khi người nhận đọc email và nhấn nút Reply (trả lời) thì Subject của mail trả lời sẽ được tự đóng thêm từ Re vào đầu, và bạn sẽ được nhận lại chính tiêu đề của mình.
Còn hai hộp nữa bạn cần để ý là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbon copy). Các địa chỉ email mà bạn gõ vào Cc đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì người nhận sẽ không biết bức email này còn được gửi cho người khác nữa.
Có hai dạng email: inline text là những văn bản viết bình thường, người nhận có thể đọc trực tiếp, và attachment là file tài liệu hay hình ảnh mà bạn đính kèm theo email. Muốn đọc file đính kèm, người nhận phải mở nó bằng chương trình thích hợp như Word hay Paintshop. Không khó khăn gì nhưng cũng cần thận trọng vì có thể người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm, file đó có thể mang theo virus hay có kích thước lớn nên phải mất nhiều thời gian download.
Bởi vậy, thường thì nên gửi inline text là tốt nhất, bạn chỉ gửi file đính kèm khi cần thiết và người nhận đồng ý. Cũng cần lưu ý là chương trình đọc email của người nhận có thể không xử lý dòng văn bản giống như chương trình của bạn nên họ sẽ không đọc được dòng văn bản như bạn viết. Để tránh tình trạng này, bạn hãy viết từng dòng ngắn, tốt nhất là đừng quá 64 ký tự (kể cả khoảng trống), gõ khoảng 64 ký tự thì nên nhấn Enter, giữa các dòng cũng nên có khoảng cách cho dễ đọc... Đó chỉ là vài điều cơ bản thôi nếu có thể giúp bạn phần nào thì tôi rất vui.
Tuấn Khanh (TP.HCM)
Mến gửi em Ngọc Mai!
Tôi hiểu và trân trọng những niềm vui trong sáng mà em tìm được qua những phút thư giãn trên mạng sau giờ làm việc vất vả. Ý thức được giá trị thực trong từng việc làm của mình là điều rất đáng quý mà không phải cô gái nào ở hoàn cảnh em cũng làm được. Nhờ vậy em xác định được đúng mức những việc mình cần làm và có thái độ ứng xử thích hợp. Đừng ngại khi bắt gặp đây đó trên mạng những người tỏ ra thiếu văn hóa, ý thức tôn trọng người khác. Đó cũng là chuyện bình thường như trong cuộc sống thực vậy thôi. Ở đâu cũng có nhiều loại người với cách nghĩ, cư xử khác nhau và những người “cùng gu” sẽ tìm đến, kết thân với nhau...
Tôi tin em sẽ tìm được những niềm vui, sự thanh thản để sống vui vẻ và có ích hơn. Về việc gửi email cũng vậy, em cứ mạnh dạn trao đổi, tự nhiên như viết thư bình thường thôi. Nhớ là đừng viết bằng quá nhiều chữ viết hoa, như vậy là không lịch sự và rất khó đọc. Người ta hiểu những chữ viết hoa là cần nhấn mạnh như “nói lớn lên” nên nếu cả bức email được viết hoa thì sẽ giống như là la hét (YELLING) khiến người đọc “phát mệt” đó.
Và nữa, hãy cẩn thận với những chữ viết tắt. Đó là cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu cả người gửi và người nhận đều hiểu, nhưng nếu lạm dụng viết tắt một cách tùy tiện thì người nhận không hiểu nổi và như vậy thì mục đích giao tiếp cũng không đạt được. Bởi vậy nên hạn chế viết tắt trong email, đặc biệt với những bức email quan trọng về quan hệ công việc, hoặc cần thể hiện sự nghiêm túc thì không được viết tắt.
Cuối cùng, cũng như với một bức thư bình thường, em đừng quên ký tên mình, và với những người mới trao đổi email lần đầu thì em nên ghi thêm các thông tin khác như địa chỉ, số điện thoại. Có thể dùng một số dịch vụ email có khả năng tự thêm chữ ký vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.
Chúc em thành công!
Xuân Đài (TP. Vũng Tàu)
|
Blog chaumuctim
0 Góp ý:
» Để gởi góp ý mới, bạn cần đăng ký 1 tài khoản tại đây ! << Trở về